E-Workflow é um sistema gratuito de gestão de documentos (DMS) e workflow projetado sob o código-fonte aberto, licença GPL, que em resumo permite que você use o programa gratuitamente e pode modificá-lo da forma que desejar.  Nós também encorajamos feedbacks dos nossos usuários sempre que problemas são encontrados assim como sugestões do sistema.

Mudança de regras de negócios desnecessárias

Ao contrário da maioria dos DMS que exigem que você altere suas regras de negócio, a fim de gerir os seus documentos, E-Workflow permite integrar as regras atuais. Através do apoio a vários tipos de arquivos, E-Workflow permite concentrar-se no negócio que é o gerenciamento de documentos. 

Fácil de usar

Os usuários irão apreciar a abordagem minimalista para a interface do usuário. Sua equipe de TI vai apreciar o processo de instalação automatizado.
 
Forte gerenciamento de usuários

A equipe de TI e os gerentes podem delegar tarefas de gerenciamento de documentos para qualquer membro, através de permissões de usuários e grupos. As permissões podem ser definidas como restritivas ou permissivas, conforme necessário.

Visão básica do Document Management Software

Software de gestão e gerenciamento de documentos em geral, baseia-se em torno de um conceito de armazenamento centralizado de documentos, acesso restrito e controle de alterações.  Esses três fundamentos compõem grande parte da ISO 17025 em relação aos sistemas de gestão de documentos.

Armazenamento de documentos centralizado

Qualquer sistema digno de gestão de documentos (DMS), que seja de código aberto ou comercial, permitirá que documentos sejam armazenados em algum tipo de localização central. Isto faz com que os documentos sejam encontrados muito mais facilmente, pois há apenas um lugar para olhar.

Acesso limitado

Ter um local centralizado para armazenar arquivos não é suficiente para chamar seu produto de um sistema de gestão de documentos. Uma pasta simples em seu computador pode permitir que arquivos sejam armazenados, mas limitando o acesso a indivíduos específicos torna-se um problema. A DMS permitirá um acesso específico para cada arquivo.

Alterações monitoradas

Limitar o acesso aos arquivos DMS é um passo na direção certa, mas não adianta se os arquivos podem ser alterados, adicionados, removidos sem acompanhamento dessas ações. Um bom software de gerenciamento de documentos irá adicionar um controle de alterações para os documentos de modo que mudanças podem ser notadas, e revertidas, se necessário.

Workflow

 
Eficiência e produtividade

Eliminação de etapas desnecessárias devido à automatização dos processos de negócio. Mais rápido e mais consistente e com o mínimo de erros.
 

Melhora o controle do processo

Padronização dos processos e a disponibilidade de auditoria.
Passos pré-definidos e documentados.
Práticas de negócio consistentes.
Maior eficiência nas organizações, como resultado da transparência nos processos.
 

Foco sobre as necessidade do negócio

Os gerentes de negócios podem agora concentrar-se em importantes decisões de negócios ao invés de atribuições de tarefas rotineiras.
Consistência nos processos de negócio permite a antecipação das necessidades dos clientes e uma maior previsibilidade nos níveis de resposta do cliente.
 

Melhora do processo de negócio

Flexibilidade sobre os processos permite redesenhar rapidamente o fluxo de trabalho numa eventual evolução das necessidades do negócio.
Concentrar-se nos processos de negócios leva a uma melhor racionalização e simplificação.
Melhoria da eficiência interna dos processos e aumenta a eficácia da organização.
 

Facilidade de utilização e simplicidade

Regras e ações facilmente configuráveis, permitindo que processos de negócios possam ser automatizados, sem conhecimento técnico e programação.
Capacidade para acomodar todas as necessidades do negócio, independentemente da complexidade do processo
Interface de usuário intuitiva para projetar facilmente os processos de trabalho
 

Custo Baixo

menos erros e resultados do trabalho atrasos no aumento da produtividade e uma entrega mais rápida
Os empregados podem ser guiados através de procedimentos complexos, reduzindo assim o custo do treinamento